Kaizen: Mejora continua

¿Qué es Kaizen?

Kaizen significa mejora continua. El origen de la palabra es japonés, y se compone de dos kanji o ideogramas:

Kai: reducir, apartar, modificar o cambiar

Zen: juzgar, hacer bien o hacer mejor

Kaizen es la herramienta central de aprendizaje en todas las empresas, e implica un trabajo mejoramiento continuo en las prácticas de trabajo, en la eficiencia del personal, en el acomodo de los escritorios dentro de la oficina por ejemplo, entre otras. Esto demuestra que Kaizen no sólo se centra en el sector de producción, si no que también involucra otros departamentos. Además puede ser implementado en la vida social, personal y en el hogar. Dicho esto podemos definir Kaizen de la siguiente manera:

“Proceso de control estadístico utilizado para mejorar la calidad en todos los aspectos de un negocio”

Es un trabajo que involucra a todo miembro que esté ligado al negocio y en el que todos deben de contribuir para mejorar continuamente. La palabra clave continua se debe a que este es un esfuerzo que debe hacerse repetidamente para elevar los estándares de la empresa. Entonces para hacer Kaizen, se debe de tener una actitud determinada, es necesario situarse en un momento y en un estado mental, y siempre estar preparados para hacer las cosas.

Las empresas y personas que aprenden a cambiar, están preparados para lo que venga en el futuro

7 principios de Kaizen

1. Negar el “status quo”.
2. Buscar mejorar antes que la perfección.
3. Buscar eliminar las verdaderas causas de los problemas.
4. Verificar los hechos en el lugar de los hechos.
5. Involucrar a todo el personal.
6. Mejorar sin invertir dinero.
7. Actuar inmediatamente.

Historia de Kaizen

Toyota lo implementó por primera vez en su proceso de producción con ayuda de círculos de control de calidad, después de la Segunda Guerra Mundial. Desde Japón, esta implementación influenció a profesionales en Estados Unidos.

Un círculo de control de calidad comprende a todos los trabajadores que llevan a cabo un trabajo similar o igual, los cuales se reúnen para encontrar y analizar problemas relacionados con este trabajo. Este concepto ganó popularidad en Japón en los 50s, aunque ahora existe con un nombre diferente: grupo Kaizen. El término Kaizen se popularizó gracias a Masaaki Imai, un reconocido consultor japonés. En 1985 fundó el Instituto Kaizen, el cual ayudó a las compañías occidentales a introducir los conceptos, sistemas y herramientas Kaizen.

Actualmente, Kaizen es reconocido mundialmente como uno de los pilares más importantes dentro del éxito de las organizaciones.

¿Por qué hacer Kaizen?

• Las únicas empresas que sobreviven, son las que aprenden
• Kaizen es una forma de distribuir el aprendizaje en toda la empresa, todos los días

Un gran problema dentro de las empresas, es que su enfoque está en querer aumentar la productividad enfocándose en pequeños aspectos y no ver la imagen completa. Para nuestra fortuna, Kaizen busca romper con esta tendencia y convertir a las personas en personas más productivas.

7 beneficios de Kaizen 

1. Cultura organizacional: este sistema de valores y creencias compartidos, guía cómo los individuos se comportan en una compañía.
2. Recursos humanos: son los miembros que comprenden a la fuerza de trabajo, su economía, o sector del negocio. 
3. Reduce desperdicios: gran parte recae en las habilidades de los empleados. Estos profesionales se enfocan principalmente en reducir los desperdicios al mínimo.
4. Las personas están más satisfechas: debido a que los empleados impactan directamente la manera en que las cosas se hacen, afecta directamente a las personas satisfaciendo sus necesidades.
5. Mayor y mejor compromiso: los empleados estarán inclinados a hacer bien su trabajo. Mientras hacen esto, la dedicación a su trabajo también aumenta.
6. Mejor resolución de problemas: su principal trabajo es minimizar los problemas y maximizar la eficiencia del proceso. Por lo tanto, observando los procesos, empiezan a resolver problemas continuamente.
7. Sugerencias para la mejora: proveer métodos para mejorar el negocio.

¿Cuáles son los pasos para implementar Kaizen?

1. Identificar un problema

Para esto es necesario que todos los empleados de la compañía den retroalimentación. Después, se enlistan todos los procesos dentro de la organización que requieren mejoras. En ocasiones, estos problemas proceden del departamento de atención a clientes, del departamento de producción, el de finanzas, o cualquier otro donde hacen falta mejoras.

Se recomienda enlistar los problemas, y si hay muchos, puede facilitar el trabajo reducirla a los top 10. Inmediatamente después, se debe de trabajar en ellos, uno por uno. Kaizen es un proceso continuo, y se volverá a los otros problemas después. Es necesario empezar con un puñado de problemas, y de ahí seguir mejorando enfocándose en mayores problemas.

2. Recolectar los hechos

Para implementar Kaizen en una organización, se necesita involucrar a los empleados y sobretodo motivarlos. Después crear un lugar de trabajo óptimo que no se resista al cambio. Conociendo ya el problema mencionado en el primer paso, es importante recolectar la información necesaria respecto al problema. 

Para hacer esto, se necesita que los empleados cooperen completamente y exista una comunicación entre gerencia y empleados. Kaizen tiene el concepto de círculos de calidad antes mencionados en la Historia de Kaizen. Los que son de gran ayuda para completar este paso son los que están diseñados para los empleados de los distintos departamentos.

3. Analizar el sistema

Una vez entendidos los problemas y recolectados los datos adecuados para este, se debe empezar analizando el sistema. Una manera de hacerlo, es que los gerentes creen equipos de empleados experimentados y creativos que se enfoquen en analizar la situación. Se les debe dar un tiempo específico para que analicen los problemas. Además, hay que tener en cuenta que la ventana de tiempo es crítica. Después, hay que anotar las soluciones, utilizando la experiencia de gerencia y dirección, y la de los empleados. Hacer una lista con las sugerencias más sensatas.

4. Desarrollar una solución

Una vez hechos los pasos anteriores, es hora de buscar una solución apropiada. Los grupos de gerentes y empleados involucrados en el paso de análisis, también pueden involucrarse en este paso. El principal objetivo es mejorar la empresa. Al igual que en el análisis, el tiempo en este paso es crítico. Es ahora cuando entran a la mano los puntos anotados en la lista con las sugerencias.

5. Implementar la solución 

Cuando se está en el proceso de implementación, es mejor empezar a pequeña escala. Esto se debe a que es la mejor manera para probar nuevas teorías, especialmente para las grandes empresas. Muchas personas se retrasan en este paso gracias a que piensan demasiado las cosas. Piensan en hacer grandes cambios en vez de dar pequeños pasos. 

Para la implementación es necesario seguir un plan, y si surgen nuevas ideas, no llevarlas a cabo y esperar a presentarlas en papel junto con el equipo. Sin embargo, una implementación planeada y controlada es importante para una idea, ya que los resultados pueden ser monitoreados.

6. Verificar los resultados 

Ahora si, el último paso del proceso es verificar la implementación y sus resultados. En la implementación, es mejor asegurarse de que se esté haciendo desde abajo. La gerencia debe de estar al pendiente de esto, para que la tarea a realizar quede designada al líder del equipo y este le haga saber los avances directamente. De vez en cuando, las auditorías son necesarias. Encontrar los resultados es el objetivo principal de todo el ejercicio.

¿Cuándo hacer Kaizen?

• Entorno competitivo
• Comodities
• Problemas de margen

¿Cómo hacer Kaizen?

• PDCA: El ciclo de Deming
• Enlaces a: Ruta de Calidad, DMAIC y Las 4 preguntas (Cómo lo bautizamos @IVAN RUZ?)
• Enlaces a Content hub de Calidad y Content Hub de Productividad

No siempre tenemos claro cuál es el mejor lugar para empezar a hacer mejoras en la empresa. En nuestro canal de Youtube, tenemos 3 maneras principales de las que se pueden hacer Kaizen. Si quieres saber más acerca de ellas, te sugerimos que veas nuestro video: ¿Cómo hacer Kaizen?

A continuación las enlistamos:

Evento Kaizen

Los talleres de mejora o eventos Kaizen, son eventos programados que se realizan exclusivamente para solucionar un problema en específico. El facilitador del evento está encargado de seleccionar al equipo, el cual debe de tener experiencia relevante en el problema que se quiere solucionar. Sólo se debe de enfocar en un problema y no querer abarcar varios en un evento Kaizen. Después de conformar al equipo, el facilitador debe de plantear una agenda específica para hacer los 8 pasos de la ruta de la calidad.

Un evento Kaizen de este tipo puede durar de 1 a 5 días. Una vez transcurrido este periodo y el taller, los participantes del evento regresan a sus actividades normales en la empresa. Siempre debemos dejar en claro las actividades que se deben realizar para asegurar que las mejoras propuestas y diseñadas en el taller se puedan llevar a cabo y sean permanentes en la organización. Las ventajas que tiene hacer un taller Kaizen son que tenemos un equipo dedicado multidisciplinario conocedor del proceso y el problema, y que está a 100% enfocado en resolverlo.

Círculos de calidad

Los famosos círculos de calidad son tal vez la forma más conocida de hacer Kaizen en una empresa. Consiste en organizar pequeños grupos de trabajo que tengan dentro de sus responsabilidades diarias hacer pequeños eventos de mejora. Los círculos de calidad también se hacen siguiendo los ocho pasos de la ruta de la calidad.

La principal diferencia entre un círculo de calidad y un taller Kaizen consiste en cómo se conforman los grupos y el tipo de problemas que se solucionan. A diferencia de los círculos de calidad, los talleres Kaizen se hacen para solucionar un problema en específico. Los equipos son únicos y se diseñan de acuerdo a las habilidades y experiencias de los participantes y al problema que se quiere solucionar. Una vez que se termine el proyecto, el equipo del taller Kaizen se deshace y continúan con su vida en la empresa. En el caso de los círculos de calidad, los equipos se mantienen a lo largo de los diferentes proyectos realizados. Usualmente los equipos están conformados por compañeros que trabajan en la misma área de trabajo y que dedican algún tiempo de su horario predeterminado para hacer la mejora

Para que un programa de círculos de calidad sea exitoso, las claves son que los objetivos sean claros y que se alineen adecuadamente las políticas y objetivos de la empresa.  Uno de los principales objetivos que se obtiene al organizar una estrategia de círculos de calidad dentro de la empresa, es que nos aseguramos del crecimiento de los empleados. Los ponemos a investigar, a proponer y a implementar nuevas estrategias que pueden ser o no ser exitosas para nuestro negocio, pero que a fin de cuentas nos ayudan a traer muchos otros beneficios para elevar la moral del personal y esto seguramente se verá reflejado en la productividad de la empresa.

Programa de sugerencias

Es la forma más sencilla en la que podemos empezar a involucrar al personal en el camino de la mejora. Seguir estrategias como ésta, nos ayuda a no comprometer tiempos. El programa de sugerencias consiste en plantear objetivos de mejora generales para toda la organización y abrir las puertas para recibir todo tipo de sugerencias para resolver estos problemas.

Las recompensas a los trabajadores no son siempre necesarias. De hecho si decides ofrecerlas deben de ser recompensas pequeñas, algo así como hacer una nota personal, visitas a las personas que propusieron las mejoras, o algo por el estilo. A las personas nos encanta sentir que nuestro trabajo es valioso y que somos valorados por el esfuerzo que hacemos. Nos encanta tener sentido en la empresa. Si logramos reforzar este sentimiento, podremos implementar un programa de este tipo con muchísimo éxito pero, ¿por dónde empezar?  

Conclusión

Seguramente tienes muchas dudas sobre cuál es la mejor manera de empezar a hacer Kaizen en tu empresa. Siendo la filosofía de la mejora continua te recomendamos iniciar por el paso más sencillo. 

Los esfuerzos de mejora varían mucho, tal vez sea el caso de una cultura laboral que motiva hablar de los problemas y hacerlos evidentes. Si es así tal vez la mejor manera de empezar a hacer esfuerzos de mejora, es con un programa de sugerencias. O tal vez se cuenta con un equipo altamente capacitado que no ha encontrado el tiempo para trabajar en equipo, y por lo tanto la mejor manera sea empezar con talleres Kaizen cada dos meses. Entonces esto varía mucho de empresa a empresa.

Consejo: inicia con un paso muy pequeño y una vez que funcione, da el siguiente. 

Recuerda que la clave para hacer Kaizen es hacer Kaizen. La mejora no es algo que se estudia, es algo que se hace. 

• Kaizen es la única herramienta que ha superado la prueba del tiempo.
• En el futuro, las empresas que sobrevivirán, son aquellas que aprendan a mejorar.
• Todos podemos hacer Kaizen.

Fuente: Kaizen Methodology Tutorial for Continuous Process Improvement

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