Productividad: Qué es y cómo aumentarla Instituto Mudanai -

¿Qué es la productividad?

La productividad está definida como la relación que existe entre las entradas y salidas de cualquier proceso; ya sea productivo, de manufactura o un servicio.

En Mudanai, hemos desarrollado un modelo para pensar en la productividad y profundizar en su comprensión. Este modelo lo conocemos como el Modelo básico de productividad.

El modelo básico de productividad empresarial

Si fuiste joven por ahí de los setentas u ochentas seguramente vas a recordar a este señor que era un pintor muy famoso en la televisión. Su nombre era Bob Ross. Todos aquellos que vivieron sus programas, siempre les quedó en la mente y recuerdan cómo pintaba arbolitos felices.

Bob Ross nos ayuda a entender que es la productividad — Bob Ross´s “Happy little trees”

Esto viene a colación porque el modelo que veremos a continuación nació en un evento kaizen que hicimos en la planta de Kanda para la empresa de Nissan en 1999.

Ese modelo lo bautizamos como La Fabriquita Feliz. Un compañero japonés le dibujó una sonrisa cuando lo diseñamos por primera vez y desde entonces lo llamamos de cariño de esta forma. Sin embargo, el nombre formal es el modelo básico de productividad.

Este modelo es aplicable no solo a las fábricas, esto aplica a cualquier tipo de negocio u organización aunque sea pública o privada.

Cómo se construye el modelo de productividad

Sin importar a lo que te dediques, la fábrica feliz será diferente para cada proceso. En este caso, para facilitar la comprensión, vamos a practicar con una cocina feliz. En esta cocina feliz vamos a cocinar una pizza. Para representar gráficamente el modelo, vamos utilizar la siguiente figura. Lo primero que vamos a hacer es identificar cuáles son las entradas que llegan a esta cocina feliz.

ilustración de fábrica feliz, el modelo básico de productividad

Para poder fabricar, procesar o trabajar en cualquier negocio, necesitamos una serie de entradas. Esas entradas tienen que pasar por una serie de procesos y transformarse al final de la fábrica en una serie de salidas. Este es el modelo general, vamos ahora a detallar cada uno de los elementos del mismo. Usando el ejemplo de la cocina, vamos a cocinar una pizza. Recuerda, este ejemplo lo puedes pensar para el proceso de tu casa, oficina o donde te encuentres ahora.

Entradas y salidas, componentes del modelo básico de productividad

Lo primero que vamos a hacer es pensar, ¿qué necesito para hacer una pizza? ¿cuáles son las entradas?

¿Qué son las 5 M´s?

1. La materia prima

Para hacer una pizza necesitamos harina, huevos, leche, queso (un buen mozzarella). Necesitamos también el ingrediente adicional que le queramos poner, por ejemplo, pepperoni o champiñones. Esos son los ingredientes, pero los ingredientes no son la única entrada.

2. Maquinaria

La siguiente entrada lógica es la maquinaria. La maquinaria también se requiere para poder transformar esos ingredientes. Es importante entender que cuando hablamos de maquinaria, no solo nos referimos al equipo grande, sino también las herramientas que necesitamos para operarlo. Por ejemplo, palas, vasos medidores, platos, copas, incluso podemos incluir la computadora o teléfono celular para ver la receta. También es importante incluir los insumos de nuestra maquinaria. Por ejemplo, el gas que se consume en el horno. No es un material, es también un ejemplo de una máquina porque la máquina que lo consume no podría funcionar sin él.

3. Mano de obra

La tercera entrada es importantísima y es quién es el que se va a encargar de hacer estos cambios. ¿Quién va a procesar? ¿Quién va usar las máquinas para convertir la materia prima en una pizza? En este caso, la tercera entrada es el chef. El señor italiano que está haciendo la pizza. Este hombre es la mano de obra.

La mano de obra la vamos a encontrar en cualquier giro de negocio.Tenemos a los empleados, tenemos a los trabajadores, tenemos a los soldadores, tenemos a la persona que hace la limpieza en un hotel… Siempre hay mano de obra y es el tercer elemento de todo proceso.

4. Método

Además, tenemos una cuarta entrada. Si quieres la mejor pizza, aunque tengas los mejores ingredientes a la mano, las mejores máquinas y tengas al mejor chef todavía te falta una cosa:

¡La receta de la abuela! Te falta el método.

La función del método es encontrar cuál es la mejor manera de combinar las otras entradas. A estas cuatro entradas se les agrega una última: el medio ambiente.

5. Medio ambiente

¿Tú crees que sea importante saber cuál es el clima que hay alrededor de tu pizzería? ¿Será igual de fácil o igual de difícil hacer una pizza en un ambiente nevado en el norte o en un ambiente tropical?¿Crees que el ruido o la suciedad o la contaminación ambiental afectan a la realización de tu pizza?

El medio ambiente puede definitivamente afectar. No hablamos solamente del medio ambiente desde el punto de vista tangible. Incluso si estamos hablando de un proceso que requiere de altísima concentración de la mano de obra o si hablamos de un lugar donde hace ruido y hace mucho calor el medio ambiente va afectar al proceso.

Entonces el medio ambiente es otra de las entradas que vamos a identificar en nuestra fabriquita feliz.

Vamos a recapitular: ¿Cuáles son las entradas que hemos mencionado?

Hasta ahora llevamos cinco entradas comunes a cualquier proceso:

Materiales
Máquinas
Mano de obra
Métodos
Medio ambiente

Todas estas palabras empiezan con M y por ello en todos los ámbitos de los negocios son conocidas como las cinco M ‘s. Inicialmente, se empezó con una lista de 4 que después se mejoró a 5 y hay algunos que hablan también de una sexta M. Ahora bien, quiero que contestes la siguiente pregunta:

Si las cinco M ‘s fueran hermanas, esto implica que tienen el mismo apellido. ¿Cuál sería su apellido?

La respuesta correcta es dinero. Si algo tienen en común las 5 M´s es que cuestan dinero.

¿Los materiales son gratis o cuestan? Las máquinas… ¿cuesta comprarlas?, ¿cuesta operarlas, mantenerlas?La mano de obra, todos cobramos un sueldo. Incluso el medio ambiente tiene un impacto en los costos. Por ejemplo cuando tienes que pagar aires acondicionados. En el caso de los métodos, hay costos relacionados con la forma en que elegimos fabricar las cosas.

Esto es tan cierto que la gran mayoría de las empresas cuando tienen problemas de liquidez lo primero que hacen es reducir costos. Esto lo hacen con despidos del personal, reducción en la calidad de los materiales, saltarse pasos en los procedimientos.

Todo esto tiene que ver con el impacto del costo en las 5 M ‘s.

La transformación de las 5 M´s por medio de procesos

Ahora bien, los insumos que entraron a la fábrica feliz tienen que ser trabajados mediante una serie de procesos que controlamos con parámetros.

¿Qué es un proceso?

Es una serie de actividades que se tienen que llevar a cabo en orden para lograr convertir una cierta entrada en alguna salida deseable tanto por el cliente como por nosotros. Los procesos necesitan ser controlados mediante parámetros.

En el ejemplo de las pizzas mencionado anteriormente, tenemos que iniciar con el primer paso que es el mezclado. Después, nos vamos a la fermentación y finalmente preparamos la pizza con los ingredientes seleccionados para después hornearlos. Por último, la tenemos que cortar en las tradicionales ocho rebanadas. Eso es un ejemplo de un proceso. Cuando pasamos de una tarea a otra en orden.

La segunda parte de esta definición son los parámetros.

¿Qué son los parámetros?

Los parámetros son especificaciones que nos ayudan a controlar el resultado del proceso. No es obligatorio que sean medibles pero se recomienda que sea posible asignarles algún tipo de medición que nos ayude a determinar un parámetro de indicador.

En este caso, vamos a usar el ejemplo del horneado de la pizza. Si queremos cuidar el proceso del horneado de la pizza necesitamos entonces controlar 2 parámetros. Uno es la temperatura del horno y el otro es el tiempo de horneado. Si alguno de esos dos se sale de los límites especificados entonces la pizza o va a quedar cruda o se va a quemar. Tenemos que cuidar esos dos parámetros para cuidar el resultado del proceso.

Lamentablemente esto se ha olvidado. En muchos negocios, nos hemos enfocado sólo en los resultados y hemos olvidado el cuidado de los parámetros. Enfocarnos en los parámetros es vital porque hay una relación de causa efecto que hace que sea más importante el parámetro que el mismo resultado. El parámetro es la causa del proceso y el resultado (la calidad por ejemplo) es un resultado de lo que hayas hecho con tu parámetro. Si cuidas y aseguras los parámetros, el proceso tendrá una buena calidad.

Seis Sigma y el Control Estadístico de Procesos son herramientas que nacieron con el objetivo de monitorear y mantener estables los parámetros de un proceso.

Salidas: el resultado de un proceso productivo

Una vez que hemos asegurado la calidad del proceso, vamos a discutir sobre las salidas.

Tenemos que a la fábrica feliz entran las 5 M ‘s. Estas las producimos usando una serie de procesos que controlamos con parámetros y todo esto para que al final obtengamos una pizza (o el producto o servicio que quieras imaginar).

1.- Al final tenemos que entregarle algo de valor agregado al cliente y esa es la primera salida de la fabriquita feliz: el producto o servicio terminado.

2.- La salida número dos es la calidad del trabajo entregado. La calidad es el resultado de lo que pasa en el proceso. Si los procesos no se llevan a cabo de forma correcta, la pizza no va a salir con la calidad esperada por el cliente.Entonces vamos a tener piezas defectuosas o incluso algunos pequeños defectos que no generan rechazos pero que pueden bajar la calidad del producto final.

3.- El tercer resultado de esta fabriquita feliz es el costo final. Cuánto me costó hacer esta pizza o cuánto me costó fabricar una cámara de fotos, por ejemplo.

4.- La cuarta salida es el tiempo de respuesta. Cuánto tardó o a qué velocidad se completó ese servicio o producto que está esperando el cliente. En este ejemplo, cuánto tardó en hacer una pizza y cuánto tardó en entregársela. Sin embargo, podemos pensar en otros ejemplos, cuánto tardó en atender a un cliente en el banco o cuánto tardó en darle un servicio telefónico… La velocidad es también consecuencia de lo que pasa dentro del proceso, si quieres ser más rápido necesitas hacer cambios en el proceso.

5.- El siguiente y quinto elemento es la seguridad. ¿Te imaginas que en una cocina donde hacemos pizzas podemos tener a un chef con una quemadura que se haya cortado con un cuchillo o se haya lastimado con la rebanadora? En todos los negocios puede haber accidentes. No necesariamente tienen que ser físicos, también pueden ser cansancio, enfermedades de estrés y eso es resultado también de lo que puede pasar o dejar de pasar en el proceso, dentro de la fabriquita feliz. Por lo tanto, la seguridad es otro de los elementos que salen de la fabriquita feliz.

6.- El sexto elemento es también consecuencia y parecida a la anterior. La moral o motivación. Este elemento se refiere a qué tan contenta está la gente dentro de la empresa. No me refiero a contenta en el sentido de que los vayamos a malcriar sino que el trabajo que están haciendo les genera orgullo o les genera incomodidad. ¿Ellos tienen ganas de llegar los lunes a trabajar contigo o esperan con ansias el viernes para irse?

Esto es importante porque si tú tienes una empresa en la que la gente no está motivada, no está comprometida. Esto quiere decir que es muy probable que cuando se encuentren dentro de un problema con el cliente y tengan que quedarse unas horas más el viernes, no lo va a hacer con mucho gusto. Ahora bien, si la motivación es alta en tu empresa, es mucho más probable que se resuelvan los problemas y que los colaboradores ayuden a resolver los problemas de manera entusiasta.

La motivación no viene nada más por el sueldo ni por eslogans que se usen en la empresa. La motivación viene del mismo trabajador. Lo único que nosotros podemos hacer es generar un ambiente donde sea fácil para ellos motivarse y ese es un reto fuerte de la dirección. Sin embargo, en el momento en el que le dan la vuelta y lo pueden resolver, la velocidad a la que los cambios y las mejoras se hacen en la empresa será impresionante.

7.- El último elemento que sale de la fabriquita feliz después de hacer todo el proceso es el impacto ambiental. Con frecuencia, al generar valor, generamos un impacto ambiental. A veces generamos basura, ruido, olores o algún tipo de impacto negativo o tal vez positivo para el medio ambiente.

¿Has identificado cuáles son los impactos que tu proceso está generando? Ese es un reto importante y cada vez es más importante los negocios de hoy en día.

En resumen, las 7 salidas que tenemos en cualquier proceso son:

Producto
Calidad
Costo
Tiempo de respuesta
Seguridad
Moral o motivación
Impacto Ambiental

¿Cómo se combinan estos elementos en el modelo?

El Modelo de Productividad

Ya hablamos de las entradas con las 5 M ‘s. Ya hablamos de los procesos, que controlamos con parámetros y finalmente las salidas que son resultado de la fabriquita feliz. La relación entre las entradas y las salidas es una división.

Productividad = Salidas/Entradas

Imagina que vamos a dividir conceptualmente las salidas de la fabriquita feliz entre las entradas. Esta relación tiene el nombre de productividad. Muchos entienden a la productividad como hacer más con menos, pero eso es sólo la mejora de la productividad. La productividad a secas es la relación entre las salidas y las entradas de cualquier proceso.

Con este modelo, puedes generar tus propios modelos generales de productividad. Esto va más allá de hacer más piezas por persona (que sí es un modelo correcto). Puedes crear todas las que necesites con este modelo general. Por ejemplo, puedes hablar de defectos por máquina, costo por método, costo por persona, costo por máquina, retrasos por persona, retrasos por máquina, velocidad por método… Puedes comparar cualquier salida entre cualquier entrada usando este modelo genérico. Este modelo te va ayudar crear los indicadores que tu empresa necesita.

¿Cómo podemos mejorar la productividad?

Lo único que necesitas es mejorar esta relación. Puedes sacar más usando los mismos insumos o puedes sacar los mismos resultados usando menos insumos. Cabe aclarar una cosa muy importante. cuando decimos con menos podemos pensar que con menos implica también menos personas porque las personas son un insumo.

Es importante también ponerte en la psicología del trabajador. Al implementar Lean Manufacturing, vamos a tener mucho cuidado en que con menos no se traduzca de una manera directa en despidos de personal. El problema que generamos cuando nosotros hacemos campañas masivas de manufactura esbelta Y eso se traduce en que muchas personas se quedan sin trabajo es que automáticamente la gente queda vacunada contra la manufactura esbelta y lo ven como una herramienta para despedir de personas y quedarse sin trabajo.

Lo que sí es verdad es que tenemos que hacer que un proceso requiere de menos personas, pero hay que buscarle una nueva tarea a esas personas. No necesariamente hay que dejarlos sin trabajo.

Si queremos que nuestro sistema de manufactura esbelta se mantenga funcionando a través de los años, necesitamos el apoyo de todos los empleados de la empresa. Por eso hay que tener mucho cuidado de que con la reducción de mano de obra, no traduzcamos directamente a despedir personal.