¿Qué es la planeación estratégica?
La planeación estratégica consiste en analizar el negocio y establecer metas y objetivos realistas. Esto conduce a la creación de un documento formal que establece los puntos de vista y los objetivos de la empresa para el futuro. Es importante que se establezcan los pasos a seguir para alcanzar los objetivos de la empresa.
Es el proceso de documentar y establecer la dirección de su empresa, mediante la evaluación de dónde se encuentra y hacia dónde se dirige. A continuación te explicaremos un poco más de lo que es y sus beneficios.
Introducción a la planeación estratégica
El plan estratégico le brinda un lugar para registrar su misión, visión y valores, así como sus objetivos a largo plazo y los planes de acción que utilizará para alcanzarlos. Un plan estratégico bien redactado puede desempeñar un papel fundamental en el crecimiento y el éxito de su empresa porque le indica a usted y a sus empleados cuál es la mejor manera de responder a las oportunidades y desafíos.
A pesar de los beneficios de contar con un plan estratégico, un número creciente de propietarios de pequeñas empresas no se está enfocando en las estrategias a largo plazo de sus negocios. En una encuesta de Constant Contact de 2018 a 1.005 propietarios de pequeñas empresas, el 63% dijo que planeaban sólo con un año (o menos) de anticipación.
Si tú eres uno de estos propietarios de empresas, no es demasiado tarde para pensar de manera diferente. Su éxito futuro depende de una planificación estratégica eficaz. Es un proceso de mirar hacia el futuro que debe involucrar a toda su empresa, y las discusiones pueden conducir a cambios significativos en tu empresa.
¿Cómo crear una planeación estratégica?
Cuando se trata del proceso de planeación estratégica, piensa que tiene tres fases: discusión, desarrollo y revisión y actualización. El objetivo del proceso de planeación estratégica es garantizar que todos en la empresa estén alineados en lo que respecta a las metas y objetivos de la pequeña empresa, así como crear un documento de plan estratégico formal.
1. Fase de discusión
La fase de discusión está destinada a recopilar tanta información, opiniones y aportes como sea posible.
- Establecer una reunión programada regularmente con los empleados y cualquier otro personal de la empresa que participará en la planeación estratégica.
- Asegurarse de tener una agenda y expectativas claras de lo que quieres lograr en cada reunión. Esto mantendrá las discusiones encaminadas y ayudará a prevenir distracciones.
- En las primeras reuniones, intenta responder preguntas que te ayudarán a definir el estado actual de la empresa, como “¿Dónde estamos ahora?” y “¿Dónde están nuestros competidores?” Una vez que tengas una buena idea de dónde está el negocio, puedes concentrarte en detalles específicos en reuniones futuras.
Además de las reuniones periódicas con tus empleados en su empresa, también puedes comunicarte con proveedores, inversores, analistas y otras personas fuera de su empresa para recopilar información. Las personas externas tendrán una perspectiva única no solo sobre su negocio, sino también sobre la industria en la que operas. Obtener sus opiniones sobre hacia dónde creen que se dirige la industria y qué creen que cambiará en el futuro puede ayudarte a armar tu estrategia, a planificar y determinar dónde deseas que esté tu negocio en el futuro.
Crear un análisis FODA es esencial en esta etapa de la creación de planeación estratégica. A continuación explicamos detalladamente este análisis
Identificar fortalezas y debilidades: análisis FODA
Como parte del proceso de planeación estratégica, examinarás y analizarás todo su negocio. Verás lo que hace bien su empresa y las áreas en las que aún necesita mejorar. Al identificar las fortalezas y debilidades actuales de tu empresa, el proceso les brinda a ti y a tus empleados la oportunidad de mejorar en el futuro y convertirse en una empresa duradera minimizando los riesgos.
Puedes realizar un análisis FODA. DAFO significa Fortalezas, Debilidades, Oportunidades y Amenazas. Cuando estés realizando un análisis FODA, tú y tus empleados examinarán qué hace bien tu negocio, dónde puede mejorar, las oportunidades futuras a seguir que podrían ayudar a facilitar el crecimiento y el éxito, y los competidores o factores externos que podrían impedir al negocio de tener éxito.
Si bien es posible que tengas una buena idea de en qué se destaca su empresa y de las áreas que deben mejorarse, no olvides involucrar a sus empleados. Es posible que te digan algo en lo que no pensaste.
Tus puntos fuertes deberían ser bastante fáciles de identificar. Cuando hables de las debilidades de tu empresa, no tengas miedo de ser sincero. Cada negocio tiene debilidades y cosas en las que trabajar. Cualquier debilidad que tú y tus empleados noten significa que es algo que tratarán de mejorar en el futuro con una iniciativa detallada descrita en el plan estratégico.
Las oportunidades disponibles para tu negocio pueden ser bastante claras, mientras que identificar las amenazas a su negocio puede ser más difícil. Hablar con personas ajenas a la empresa debería darte una buena idea de hacia dónde podría dirigirse la industria y si se avecinan competidores importantes o desafíos. Si puede identificar una serie de amenazas y desafíos para su negocio desde el principio, lo coloca en una mejor posición para abordarlos cuando los encuentre en el futuro.
2. Fase de desarrollo
Una vez que hayas recopilado toda la información, es el momento de la fase de desarrollo. Aquí es cuando comenzarás a elaborar el plan estratégico de tu empresa. Un plan estratégico consta de cinco componentes clave: una declaración de visión, una declaración de misión, metas y objetivos, un plan de acción y detalles sobre la frecuencia con la que se revisará y actualizará el plan estratégico.
Decide con tus empleados qué utilizarás para crear el plan estratégico. ¿Vas a comprar software que te ayude a crear y albergar el plan? ¿O vas a crear el plan tú mismo y guardarlo en la nube para facilitar el acceso?
Cuando crees metas y objetivos para tu negocio, asegúrate de que sean realistas y medibles. Trabaja con tus empleados para crear metas y objetivos para al menos los próximos uno a tres años. Discute cómo se medirán y controlarán estas metas y objetivos.
Por ejemplo, si tienes el objetivo de aumentar las ventas en un 10% durante el próximo año, puedes realizar un seguimiento midiendo las cifras de ventas. Igualmente importante es tener un plan de acción para lograr estas metas y objetivos. Si estás tratando de aumentar sus ventas en un 10% en un año, puedes buscar más marketing y alcance en las redes sociales como parte de tu plan de acción. Si un plan de acción no ayuda a tu empresa a alcanzar sus objetivos, es necesario reescribir el plan.
¿Cuándo se debe realizar la planeación estratégica?
Cuando se trata de planeación estratégica, conviene comenzar lo antes posible. No es necesario que lo hagas en los primeros días o semanas de vida de la empresa; es posible que desees estar en el negocio durante unos meses para tener una mejor idea de lo que funciona y lo que no.
Pero incluso si has sido dueño de su negocio durante mucho tiempo, no es demasiado tarde para comenzar con la planeación estratégica. Nunca es un mal momento para sentarse y pensar sobre el estado actual de tu empresa y dónde quieres estar en los próximos cinco a diez años. Cuando estés listo, reúne a tu equipo y programa reuniones periódicas dedicadas a la planeación estratégica.
3. Fase de revisión y actualización
Una parte fundamental del plan estratégico debe abordar la frecuencia con la que se revisará y actualizará. Designa a alguien para que sea responsable de revisar, actualizar y compartir cualquier cambio con el resto de la empresa. Ya seas tú u otro empleado, querrás asegurarte de que todos en la empresa estén al tanto de los cambios y de cómo afectan el plan estratégico general.
El plan estratégico está destinado a ser un documento fluido; no caigas en la trampa de crear el documento y dejarlo en un estante durante años. Si desarrollaste objetivos y planes de acción significativos, estos deberían ayudar a verificar regularmente el plan estratégico. Por ejemplo, si tu plan de acción requiere que ingreses cifras de ventas cada trimestre para realizar un seguimiento de los ingresos, puedes tomar ese tiempo para revisar el resto del plan.
También puedes configurar una alerta para verificar el plan estratégico de forma regular. Ya sea cada pocos meses, cada trimestre o cada año, una alerta recurrente puede ayudarlo a revisar y actualizar el documento.
Cuando revises tu plan estratégico, es posible que descubras que no está encaminado para alcanzar un objetivo o meta que estableciste previamente. Que no cunda el pánico. Revalúa la situación y, si es necesario, discute los problemas con tus empleados. Averigua qué salió mal y por qué tu negocio no va bien; tal vez el objetivo era demasiado ambicioso o poco realista. Cambia la meta u objetivo y actualiza el plan de acción para ayudarte a retomar el rumbo.
También puedes descubrir que tu pequeña empresa ha alcanzado una meta u objetivo antes de lo que pensabas. Si es así, puedes crear una nueva meta u objetivo para trabajar, o tratar de mantener el progreso que ya has logrado. Discute las ideas con tus empleados para ver qué creen que es posible.
Revisión y actualización de su plan estratégico
Un plan estratégico es un documento vivo. No pierdas el tiempo creando un plan estratégico y para luego ponerlo en el estante para acumular polvo. Vive por ello y actualiza periódicamente tu plan estratégico. La frecuencia con la que debes actualizar el plan estratégico depende de cómo funciona tu negocio.
Si tu empresa trabaja en una industria acelerada y puede verse afectada por factores externos cambiantes, debes revisar y actualizar tu plan estratégico con más frecuencia. Por ejemplo, si tu empresa opera dentro de la industria tecnológica en constante evolución, probablemente querrás verificar el plan estratégico después de cada trimestre.
Como mínimo, debes revisar tu plan estratégico todos los años. Cuando lo revises, estás mirando las suposiciones hechas y verificando dónde se encuentra tu negocio en relación con esas suposiciones. Lo que pensabas que serían desafíos y amenazas hace un año, puede que no sea lo mismo ahora.
No tengas miedo de cambiar ninguna parte del plan estratégico. Si los factores externos están teniendo un impacto mayor en tu negocio de lo que pensabas inicialmente, es posible que debas cambiar tus objetivos o metas.
La revisión periódica también es una buena oportunidad para volver a ponerse en contacto con los empleados. Tus empleados ayudaron a crear el plan estratégico de la empresa y están tan interesados en el éxito como tú. Bríndales un resumen de la situación actual de la empresa. Habla con ellos para ver si las cosas han mejorado o si todavía tienen inquietudes con el negocio, o si alguna de tus inquietudes iniciales ha cambiado.
Después de revisar el plan estratégico, comparte cualquier cambio con el equipo. Incluso si no realizaste ningún cambio, es una buena oportunidad para informar al resto de la empresa sobre el estado de la empresa y confirmar que todo va por buen camino. También puedes alentar a los empleados a que sigan trabajando duro para lograr las metas y los objetivos del plan estratégico.
Crea tu planeación estratégica con esta plantilla
Una buena plantilla de planeación estratégica es como una lista de verificación. La plantilla incluirá diferentes secciones para que las completes y te ayudará a cubrir una variedad de temas. El uso de una plantilla completa te ayudará a asegurarte de tener un plan estratégico integral para su negocio.
Puede utilizar software de computadora para su plantilla de planeación estratégica, o puede crear la suya propia con Microsoft Word o Excel. También puede descargar nuestro formato de planeación estratégica Astucia Empresarial.
Independientemente del medio que elijas, en tu planeación estratégica debe de considerar los siguientes puntos:
- En la parte superior de su plantilla, etiquétala como “Resumen ejecutivo” y proporciona una descripción general de tu negocio. Incluye el período de tiempo que está considerando para el plan estratégico de tu empresa; por ejemplo, si el plan estratégico ofrece una perspectiva de tres a cinco años.
- Debajo de esta sección habría información sobre “tu empresa”. Aquí es donde pondrás tu declaración de misión, visión, valores e información sobre liderazgo.
Una sección sobre “Investigación” incluirá información sobre tus clientes, competidores y la industria. - También puedes crear una sección sobre “Productos y servicios”, que detallará los productos que vendes, la estrategia de precios, los sistemas y capacidades de entrega y los proveedores.
- Una sección de tu plantilla debe centrarse en “Objetivos medibles”. Deben ser metas u objetivos realistas que deseas que tu empresa logre dentro del período de tiempo que estableciste. No olvides incluir detalles sobre cómo se medirá el progreso de cada meta u objetivo.
- Ya sea que lo incluyas en la sección Objetivos medibles o como un grupo independiente en la plantilla, no te olvides de tus “Planes de acción”. Esto proporciona una descripción general de cómo tú y tus empleados van a lograr sus objetivos y planes comerciales.
- También puedes poner tu análisis FODA en la plantilla. Enumera las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas identificadas con tu negocio. Recuerda ser honesto y sincero. Cuando estés revisando tu plan estratégico en el futuro, puedes hacer referencia al análisis FODA inicial y verificar qué ha cambiado.
- La última sección debes detallar “Reseñas y actualizaciones”. Explica con qué frecuencia se debe verificar el plan (cada pocos meses, trimestralmente, anualmente, etc.).
- Proporciona una lista de personas que deberían ser responsables de revisar y actualizar el plan estratégico, así como de comunicar cualquier cambio con el negocio en general.
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Beneficios de la planeación estratégica
El proceso de planeación estratégica puede llevar algún tiempo, pero es beneficioso para todos los involucrados. Como propietario de una pequeña empresa, tendrás una mejor idea de las metas y los objetivos que desea lograr y el camino para lograrlo. Para tus empleados, el proceso puede fomentar un aumento de la productividad, contribuyendo al éxito del negocio.
Involucrar a los empleados en la planeación estratégica
El proceso de planeación estratégica debe involucrar a tus empleados. Tus empleados participan en las operaciones diarias y pueden brindarle una visión única de la empresa. Los empleados pueden compartir contigo lo que creen que está trabajando y no está trabajando con la empresa hoy, lo que puede informar su planeación para el futuro.
Además de tus empleados, es beneficioso comunicarse con personas ajenas a tu empresa para obtener sus opiniones. Al igual que tus empleados, los proveedores tienen una perspectiva única de tu industria. Habla con ellos sobre el negocio y piensa en cómo creen que el panorama empresarial puede cambiar en el futuro.
La Administración de Pequeñas Empresas de EE. UU recomienda que el proceso de planeación estratégica sea flexible. Cuando te reúnas con tus empleados y cualquier persona ajena a la empresa, recuerda que las discusiones deben fomentar nuevas ideas y pensamientos.
Aumentar la productividad
Involucrar a tus empleados en el proceso de planeación estratégica también significa que reciben un sentido de responsabilidad que puede aumentar la productividad. Ya sea que hayan contribuido en el proceso o hayan sido informados de las metas y los objetivos de la empresa después de que se creó el plan estratégico, es más probable que quieran ayudarte a lograr esos objetivos.
Establecer la dirección del negocio y fomentar un negocio proactivo
Al final del proceso de planeación estratégica, tú y tus empleados deben tener una dirección clara de hacia dónde desean que se dirija la empresa en el futuro. Estas discusiones y el proceso de planificación en sí, ayudan a colocar a la empresa en la mejor posición para tener éxito en el futuro.
La planeación estratégica te brinda a ti y a tu empresa tiempo para descubrir cómo crecer en los próximos años y cómo abordar nuevas oportunidades y desafíos. Piensa en los desafíos o problemas que tu empresa puede enfrentar en cuatro o cinco años y planifica en consecuencia, para que la empresa no tropiece en el camino.
¿Qué no es la planeación estratégica?
Hay muchos conceptos erróneos de planeación estratégica. Desde no tener suficiente tiempo o pensar que solo beneficia a las empresas más grandes, hasta el temor de poner tu empresa en el camino equivocado. Existen diversas razones por las que los propietarios de empresas pueden desconfiar de la planeación estratégica. Pero no hay que alarmarse; la planeación estratégica puede ayudar a la empresa, ya sea grande o pequeña, y los beneficios superan con creces los aspectos negativos percibidos.
Independientemente del tamaño del negocio, un plan estratégico es beneficioso. Ya sea una pequeña empresa o una gran corporación con cientos o miles de empleados, la planeación estratégica ayuda a asegurarse de que la empresa vaya en la dirección correcta.
Pero, ¿cómo saber si estás dirigiendo a la empresa en la dirección correcta? Las fases iniciales de la planeación estratégica se centran en la investigación y los debates. Las decisiones que toma durante la planeación estratégica no se basan en suposiciones; se basan en la investigación y la información que has recopilado mientras hablabas con tus empleados y personas ajenas a tu empresa.
El proceso de planeación estratégica puede parecer abrumador al principio, pero cuando comprendes lo que implica y cómo hacerlo, no es tan complicado. Lleva tiempo, pero la cantidad que invierte en el proceso se amortiza cuando todos en su empresa trabajan para lograr las metas y los objetivos que has establecido.
El proceso tampoco obstaculiza la creatividad. Cuando te reúnes con tus empleados para la planeación estratégica, pide a todos que tengan una discusión y una lluvia de ideas. El proceso de planeación estratégica une las mentes de todos para pensar en ideas creativas.
Si pasa por el proceso de planeación estratégica una vez, no creas que no tendrás que volver a hacerlo. El plan estratégico es un documento vivo; debería cambiar con el tiempo. No es raro que los dueños de negocios creen un plan estratégico con sus empleados y rara vez, o nunca, revisen el documento. Revisar y evaluar el plan estratégico con regularidad ayudará a mantenerte responsable y encaminado para lograr sus metas y objetivos.
¿Qué hace que la planeación estratégica sea exitosa?
La planeación estratégica exitosa implica un esfuerzo de equipo con tus empleados, así como con los proveedores y otras personas externas, como hemos mencionado anteriormente. Cuanto más involucres a los empleados con la planeación estratégica, mejor comprenderán la estrategia que desea tener para el negocio.
La planeación estratégica también debe ser flexible. Si bien es necesario tener metas y objetivos, también es importante adaptarse a los cambios. Puede que tardes más de lo esperado en lograr una meta en particular; reconoce que esto no es un problema y que puedes incorporar cambios en tu plan para estar en una mejor posición para tener éxito.
Cuando la planeación estratégica tiene éxito, todos en tu empresa están en sintonía con la dirección y los objetivos de la empresa. Cada individuo comprende qué hace que el negocio sea más sólido y en qué se debe trabajar. Y es más probable que cada persona quiera contribuir al crecimiento y al éxito de la empresa.
¿Cuándo salen mal los planes estratégicos?
La planeación estratégica es un compromiso continuo. Incluso si pasa por una ronda inicial de planeación estratégica y conduce al desarrollo del primer plan estratégico de tu empresa, todavía no está terminado. El plan debe implementarse.
Los planes estratégicos también pueden salir mal si las metas y los objetivos que estableces no son realistas. Todos los dueños de negocios quieren que su negocio crezca y tenga éxito, pero si estableces una tasa de crecimiento demasiado ambiciosa, podría desanimar a todo el equipo.
Un plan estratégico exitoso requiere compromiso. Todo el equipo debe centrarse en el negocio y llevar a cabo el plan estratégico. Si el plan estratégico no se utiliza con regularidad o como la base del negocio, se puede perder de vista la dirección y los objetivos de la empresa.
Las tres principales razones por las que falla la implementación de la estrategia son:
- Mala comunicación
- Falta de liderazgo
- Medir objetivos incorrectos
Ejemplos de planificación estratégica
Los planes estratégicos pueden variar, según el tipo de negocio que opere o la industria en la que te encuentres. A continuación, se muestran algunos ejemplos de diferentes planes estratégicos:
Planes estratégicos para empresas
Un plan estratégico para una empresa incluirá la misión y la visión de la empresa así como sus metas y objetivos y los planes de acción para alcanzarlos.
El plan estratégico es diferente a un plan de negocios. El plan de negocios se usa generalmente para ayudar a iniciar el negocio y adquirir los fondos necesarios para abrir las puertas. Un plan estratégico describe la estrategia para el crecimiento y el éxito en el futuro mediante el uso de los recursos existentes.
El plan estratégico de la Asociación Canadiense de Fútbol para 2014 a 2018 está lleno de información y detalles. Incluye un examen del estado actual de la organización y cuál será el enfoque en el futuro. Incluye las metas y los objetivos de la Asociación Canadiense de Fútbol, así como las estrategias que utilizará para lograrlos.
Según los propietarios de pequeñas empresas, sus principales desafíos en 2017 fueron:
- 67% dijo falta de capital y / o flujo de caja
- 24% dijo una gestión eficaz del tiempo
- 28% dijo marketing o publicidad efectivos
Planes estratégicos para organizaciones sin fines de lucro
Un plan estratégico para una organización sin fines de lucro incluirá los mismos componentes clave. Un plan estratégico sin fines de lucro puede centrarse más en los factores internos y externos que pueden representar amenazas o desafíos para la organización. Debido a que la estructura de una organización sin fines de lucro puede cambiar rápidamente debido a diferentes factores, el plan estratégico tiene esto en cuenta y tiene como objetivo abordar los posibles cambios con anticipación.
El plan estratégico del Minnesota Council of Nonprofits para 2010 a 2014 describe la visión, misión, la comunidad a la que sirve y sus metas para el período de cuatro años de la organización. Cada objetivo incluye una descripción detallada de por qué es importante para el Consejo de Organizaciones sin Fines de Lucro de Minnesota, así como las estrategias involucradas para lograr esos objetivos. El plan también enumera a las personas responsables de trabajar en el plan estratégico.
Planes estratégicos de TI
La industria de las tecnologías de la información está en constante cambio. Esto significa que un plan estratégico para una empresa de TI debe identificar y abordar los cambios en el futuro de la mejor manera posible. Si bien otros planes estratégicos de negocios pueden enfocarse en los próximos tres o cuatro años, no es raro que un plan estratégico de TI se mire desde el próximo año hasta el año y medio.
Cuando se trata de desarrollar, revisar y actualizar el plan estratégico de TI, es importante involucrar al Director de Información de su empresa. El conjunto de conocimientos y habilidades de esta persona es útil para elaborar un plan estratégico para su negocio de tecnología. Además del Director de Información, tú y tus empleados pueden ver si necesitan actualizar alguna parte de su infraestructura para cumplir con las metas y los objetivos que describió en su plan estratégico.
Debido a las circunstancias que cambian rápidamente, es posible que estés revisando tu plan estratégico de TI con más frecuencia que con otras empresas. Ajusta tu plan según sea necesario para poner su negocio en el mejor camino hacia el éxito. El plan también debe incluir detalles sobre cómo tomar una decisión cuando se trata de invertir en nuevos equipos o tecnología.
Planes estratégicos de marketing
El objetivo de un plan estratégico de marketing debe ser generar ventas para la empresa. Ya sea que se trate de aumentar las cifras de ventas en un 15% o aumentar la cantidad de clientes en el próximo trimestre, un plan estratégico de marketing ayuda a las empresas a generar más ingresos y aumentar su base de clientes.
Un plan estratégico de marketing puede incluir tecnología, software o plataformas web de marketing para ayudar a realizar un seguimiento del progreso de tu empresa hacia sus objetivos. El plan también podría abordar los tipos específicos de marketing que perseguirá la empresa, por ejemplo, si tu empresa buscará publicidad impresa tradicional o anuncios digitales.
Debido a que un plan estratégico de marketing tiene como objetivo aumentar la exposición y los números de tu empresa a través de diferentes técnicas y métodos, es una buena idea incluir el presupuesto en el documento. De esta manera, tú y tus empleados trabajarán hacia las metas y los objetivos de marketing que desea lograr sin gastar demasiado dinero.
También es fundamental centrarse en la estrategia a largo plazo de su negocio. La planificación estratégica es tan importante como tener un plan de negocios y puede conducir al éxito de su negocio. Tú y tus empleados comprenderán el estado actual de la empresa, la productividad aumentará a medida que todos trabajen para lograr los objetivos comerciales y te pondrá en una mejor posición para abordar cualquier problema potencial que pueda surgir en el futuro.
Via sba.thehartford.com
