Hay un dicho popular que dice “si quieres hacer reír a Dios, cuéntale tus planes”. Para aquellos que creemos y tenemos Fé, se refiere a que es nuestra creencia que lo que está por suceder tiene que ver con su voluntad y que poco podemos incidir nosotros en el futuro, teniendo éste tantas variables que no están en nuestras manos.
Sin embargo si yo te pregunto que vas a hacer la próxima semana, seguramente tendrás una idea más menos clara de lo que va a pasar hacia adelante. Tendrás una “agenda” que te ayuda a organizar tus días por delante. Los seres humanos hacemos esto con bastante naturalidad (algunos más estructurados que otros). Todos tendemos a planear hacia adelante por lo que prácticamente hacemos todo lo que hacemos, ¡porque nos conviene!
Al planear hacia adelante organizamos mejor nuestro tiempo y tenemos mejores resultados, somos más productivos y podemos no olvidar de atender agendas importantes.
En la empresa, ¿cómo se planea hacia el futuro?
En la empresa de igual manera aunque es imposible “controlar” o prever con exactitud milimétrica el futuro, debido a que esta lleno de variables incontrolables por la empresa, es necesario tener un plan para poder ir hacia adelante. Para darle “dirección” y “rumbo” a los esfuerzos humanos de todos los que participamos en ella. Así que con cierta periodicidad la empresa debe hacer planes que la definirán hacia adelante.
¿Estos planes garantizan el éxito de la empresa?
De ninguna manera, pero son la herramienta más eficaz para abordar la incertidumbre propia del futuro. Hemos llegado a esta reflexion con cientos de empresarios ya en nuestros talleres de #AstuciaEmpresarial:
Aunque sé que probablemente mis planes empresariales no se cumplan. ¡Mejor plan que no plan!
Tener un plan nos habilita a enfrentar los posibles escenarios no previstos. Nos ayuda también a Alinear la estructura para que rememos todos en la dirección deseada.
Planeación estratégica
Así cada año al menos, las empresas deben entrar en un esfuerzo de definir hacia donde desean dirigir su futuro. Hacer un plan para movernos del punto A al punto B. Siendo este último el lugar que queremos ocupar en el espacio de competencia futuro.
En Japón este ejercicio se realiza a través de una herramienta que conocemos como Hoshin Kanri
¿Qué significa Hoshin Kanri?
Hoshin significa Brújula y Kanri administración, por lo que podríamos traducir el nombre como “Administración de la Dirección” o del Rumbo de la empresa.
Yo lo he llegado a entender, a través de los últimos 10 años que lo hemos experimentado con diferentes empresas, como “La herramientas para dirigir y administrar el cambio en la empresa”. Las empresas crecen, se transforman, cambian y mejoran. Houshin es un marco de trabajo para normar, dirigir y administrar estos esfuerzos de manera tal que no sean aislados si no entrelazados y alineados a los objetivos estratégicos que la empresa busca.
Diferencia entre planeación estratégica y Hoshin Kanri
Muchos compañeros consultores han entendido la herramienta de Hoshin como una traducción de lo que conocemos como planeación estratégica en occidente. Puedo coincidir (con algunos matices) con esto, sin embargo donde creo que la metodología japonesa toma mucho poder es en que la teoría occidental le da mucha importancia a la estrategia (los ¿qué?), y deja algo suelto los ¿cómo?. En Hoshin Kanri los japoneses ponen un claro foco a la ejecución.
De nada sirve la mejor estrategia del mundo si no se asegura que se toman acciones para que esta vea la realidad. Por otro lado puedes tener una estrategia no tan acertada pero si ejecutas con excelencia y prontitud puedes con velocidad reconocer que no vas en la dirección de los resultados y ajustar la velas, corregir y seguir avanzando. En otras palabras hacer Kaizen.
¿Cómo hacer Hoshin Kanri?
Para poder implementar un esfuerzo de Hoshin Kanri en nuestra empresa, es preciso seguir lo siguientes pasos:
- Establecer la visión, política de Calidad, y sistema de promoción y comunicación.
- Determinar estrategia de administración del negocio a mediano y largo plazo.
- Recolectar y analizar información. (¿Donde estamos?)
- Planear las Metas y los medios. (a donde queremos llegar? Y ¿cómo?)
- Establecer los puntos de control para preparar un listado.
- Despliegue de políticas / Objetivos. (Comunicación)
- Despliegue de puntos de control. (Medición)
- Implementar el plan de políticas.
- Revisar resultados de la implementación.
- Presentar resultados.
Si ponemos cuidado el ciclo de los 10 puntos esta definido bajo el mismo principio del ciclo de Deming: Planear – Hacer – Verificar – Actuar.
Implementación Hoshin Kanri
Catch-Ball
Para poder llevar a cabo una implementación exitosa es importante entrar en un proceso de “Catch-ball“. Este debe realizarse en cascada de los objetivos y metas de la empresa. Es decir tenemos que negociar y “planchar” a todos los niveles de la organización los objetivos. De esta manera, más que una imposición la ejecución es un esfuerzo consecuente natural de lo que la organización debe hacer.
Retroalimentación
Otro punto para poner cuidado es la retroalimentación. Cuando se hacen las revisiones del Houshin, en caso de que no se alcancen las metas, se debe hacer un reporte de desviación y concluir con acciones de corrección sobre lo que ya se tenía para asegurar que el siguiente ciclo si se alcanzarán.
Establecer Objetivos
Para mi, una parte crucial es establecer los objetivos. Esta es más menos una práctica que pocas empresas obvian. Sin embargo hemos visto decenas de empresas que una vez definido el objetivo no tienen un sistema que sea un hilo conductor entre las tareas diarias y la meta. Menos aún revisan con sigilo el resultado para poder aprender de el.
En cambio se sorprenden al tiempo. Culpan a la estructura humana. Despiden a dos o tres y vuelven a poner el objetivo pero nuevamente sin establecer los medios, las revisiones y las metas que aseguren que aprenderans de lo incierto del futuro. No hay otra manera de corregir e impulsarnos hacia donde queremos ir.
Ejemplo de Hoshin Kanri con un viaje en globo
Hacer Hoshin es como viajar en globo. Para ir del punto A al punto B, trazas una ruta en base al pronóstico del tiempo y como se espera que las corrientes de aire fluyan por la atmósfera. Sin embargo, conforme despegas y vas avanzando debes ir revisando con tu “meteorólogo” en tierra si debes subir o bajar de altura para tomar las corrientes de aire correctas. Todo esto varía según se va “desenvolviendo” el futuro y conoces ya con precisión el clima que a tu partida solo pudiste pronosticar.
En ciertos tramos podrá ser acertada tu predicción entonces los ajustes serán menores. Pero si hay un cambio significativo en el clima, las correcciones serán importantes y no hacerlas no sólo puede no llevarte a la dirección deseada si no incluso dejarte más lejos que de donde habías partido.
Así en la empresa debemos ir ajustando, aprendiendo y corrigiendo. Houshin es una increíble herramienta para hacer nuestro plan y administrar los esfuerzos y aprendizajes necesarios para llegar a conquistar nuestras metas empresariales.
¿Te interesa Hoshin Kanri? Contáctanos para saber más
Si tienes interés en implementar esta herramienta mándanos un email a [email protected] y con gusto podemos compartirte por la misma vía un set de formatos en excel que te pueden ayudar a arrancar tus ciclos de planeación y revisión de resultados.
¡Que tengan un excelente inicio de semana, deseo por sobre todo que cumplan sus Hoshin!
Carpe Diem
Iván.
Iván es Ingeniero industrial por parte del ITESM, cuenta con estudios de especialización en Calidad y productividad cursados en Japón. Cuenta con certicación Blackbelt y está certificado como especialista asociado por la sociedad Internacional de Ingeniería de Valor.
Es Maestro en Alta Dirección de Empresas por el Instituto
Panamericano de Dirección de empresa. Su experiencia en el campo de la ingeniería de valor incluye entrenamiento en Japón y la realización de proyectos como consultor en México Y como facilitador/entrenador en talleres para formación de capacidades de ingenieros en la metodología desde hace más de 10 años.
Su experiencia profesional ejecutiva de más de 10 años incluye la dirección de planta de una empresa Tier 1 proveedora de la industria automotriz y electrónica, atendiendo clientes como IBM, HP, DELL, Ford, GM, VW trabajando en entornos justo a tiempo y bajo altos estándares de calidad y productividad.
Es socio Fundador de Doctormipyme com empresa creadora del software de simulación Doctormipyme com y cuenta con un registro de más de 700 empresas entrenadas en procesos de Innovación, Business Model Canvas, Plan de Negocios y toma de decisiones.
Es conferencista invitado en temas de innovación por diversas universidades privadas, profesor de asignatura tanto en el Tecnológico de Monterrey como en la Universidad Panamericana.
Es Miembro del consejo de administración de 3 empresas privadas con facturación hasta 25 M de USD.
Participa como Socio, Director de Negocios, Trainer y Consultor en AVG Latinoamérica e instructor en el Instituto Mudanai
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